【Manus 桌面版教學】讓 AI 操作電腦，從資料夾彙整報告、辨識圖片寫 Excel、自動填表單
讓 AI 從給建議的顧問，變成能交付成品的助理
本文目錄
這篇文章要向大家展示 Manus 如何幫我們彙整電腦上的文件，並完成可交付的成果。
案例 ①：彙整專案資訊
過去執行專案時我有個困擾，就是不同部門、不同人，大家使用的文件格式都不一樣。
一個專案可能就涵蓋了 Word、Excel、PDF 等多個格式，這樣不管彙整資訊還是查資料都非常浪費時間。
而 Manus 桌面版可以協助減少跨格式整理時的手動搬運工作。選擇已授權的資料夾後，你可以用白話文請它整理專案摘要，並要求在結果中標註來源檔案，方便後續核對。
案例 ②：辨識圖片寫入 Excel
除了彙整資訊外，他還可以辨識圖片資訊，寫入 Excel；像這邊我有好幾十張收據照片，如果要自己手動填寫到 Excel 那真的非常痛苦。
但現在我可以請 AI 先確認 Excel 要填寫的欄位，然後逐一辨識收據自動寫入。
如果有難以辨識的，也會留空標黃，提醒我們要去人工複查。
與網頁版的差別
過去如果你使用的是網頁版的 AI Agent，會需要手動把資料上傳給 AI，檔案一多就會讓人崩潰；而且等 AI 處理完後，還要把結果下載下來，放到對應的的資料夾。
而今天的文章就是要解決這個痛點！
在你授權指定資料夾後，AI 可以根據任務讀取、分析並整理其中的檔案，產出供你驗收的結果。
省去了網頁版要上傳、下載、移動檔案，這些繁瑣的搬運工作。
完整的 Demo，可以觀看 YT 喔 👉
對 AI 應用感興趣的朋友，歡迎按下訂閱按鈕，未來我計畫分享一系列 AI 工具的應用教學。
本集大綱
今天我會用 3 個職場常見痛點，讓大家了解 Manus 桌面版的應用場景：
- 多格式資料彙整成指定報告
- 批量辨識圖片寫入 Excel
- 自動填入不同格式的表單
影片使用的 AI 工具是 Manus，如果你是第一次接觸，我過去有做一期影片帶大家掌握 Manus 的基礎操作：https://youtu.be/P4dO-vsiE1Q
讓 AI 操作前，先知道三件事
因為這次實戰會讓 AI 操作電腦上的檔案，所以要先下載桌面版的 Manus
提醒大家，在授權 AI 可以操作的資料夾後，他是有能力新增、修改、刪除檔案的。
所以在指派任務時，我會建議大家遵循 3 條規則：
- 指定資料夾的範圍越小越好，如果涉及重要資料，建議複複製一份資料夾讓 AI 操作，避免不可逆的問題發生
- 每個任務都會消耗 Manus 積分，因此執行大型任務時，我會採用「新增檔案」而不是直接修改原始檔案，這樣能更清楚掌握新產出的成果
- 如果有刪除的需求，可以請 AI 將檔案放進指定資料夾，這類危險且不可逆的操作，由人來做最終判斷會比較安全
① 多格式資料彙整成指定報告
情境：凌亂的專案資料夾
第一個案例，我就拿職場最常見的痛點來舉例。通常我們每個專案都會有一個資料夾存放相關檔案。
但隨著專案進行，裡面的檔案會越來越多，甚至混雜著不同的格式；比如專案的規格用 Word 紀錄、進度透過 Excel 管理、外部資源可能是 PDF 檔，而會議記錄或報告又散落在不同的檔案中。
如果主管突然要你在一小時後，跟他報告專案現在的執行狀況，你可能得翻好幾份文件來彙整。
而彙整資訊的過程中，搞不好還要交叉比對哪份文件才是最新的。
指定資料夾，彙整指定報告
而這個過去讓人壓力山大的任務，在有了 AI 輔助後會變得輕鬆許多。
這邊我準備了一個「專案資料夾」的範例包，大家可以直接從 Google 雲端下載來練習。
接著把視角切回桌面版的 Manus，開一個新對話窗後；我們要點擊「Manus 桌面版」，選擇「新增本地資料夾」。
這邊就選擇剛剛下載的資料夾（project-files），選擇後會有彈窗提醒，授權後，Manus 就能在指定的資料夾範圍內，依照任務需求讀取或操作其中的檔案。 因此在授權本地資料夾前，建議先確認其中是否包含機敏資訊。
點擊允許後，我們貼上下面的提示詞，讓 AI 用摘要來告訴我們專案的進度、負責人，以及最新近況，並要求他在結論附上來源出處方便我們後續查證。
我要跟長官報告「這是什麼專案、現在進度到哪、誰負責什麼、最近發生過什麼決定」，每個結論都要標出處（檔名）。
但把指令送出前，跟大家分享一個小技巧。因為專案的檔案很多，如果你想要讓 Manus 加速處理，可以點擊下面的「更多」。
如果你跟我一樣升級到 Pro 版本，就可以看到「Wide Research」的選項，這是一個讓 AI 平行讀取檔案資訊，縮短等待時間的技巧，接著我們把指令送出。
Manus 在操作敏感的指令前，會先向你詢問，如果看不懂要做什麼，可以選擇「讓 Manus 解釋」。
還記得我們前面選擇了「Wide Research」嗎？因為他會消耗比較多積分，所以執行前會先詢問你，這邊我點擊「開始」
驗收報告
稍等一段時間，就得到了一份原本要花費很多力氣才能彙整的報告。
打開檔案後，你可以看到 AI 是根據我們要求的格式，依序列出專案摘要、進度、負責人、近期決策。
並且最後一欄有「出處」讓我們核實資料的正確性。
過去要勞心勞力的任務，現在泡杯咖啡的時間，就能得到一份可以驗證的報告。
② 批量辨識圖片寫入 Excel
情境：有一疊單據要寫入 Excel
這邊再分享一個我用起來很有感的功能。
在報帳的時候，我們需要把單據的類別、說明、金額、日期等資訊填寫到 Excel 表單。
如果只有兩三張還好，假如有好幾十張要填寫，你可能要花半天的時間在 key-in；而且人工處理，還容易看錯數字、打錯欄位。
先讀欄位，再逐張辨識照片
而這個痛點，我們一樣可以請 AI 幫我們自動處理；這邊我準備了一個「單據報帳」的範例包，大家可以直接從 Google 雲端下載來練習。
裡面有一份費用報帳表的 Excel，跟 20 張不同角度、格式的單據照片；有正拍、有歪的、還有光線不好的，以此來模擬真實情境。
這邊一樣點擊「Manus 桌面版」，選擇「新增本地資料夾」，然後選擇剛剛下載的資料夾（excel-receipt），點擊允許後，貼上下面的提示詞。
讀取[費用報帳表.xlsx]裡面的欄位後：
1. 逐張辨識[收據]內的照片
2. 一張照片填一列，最後一欄寫來源檔名
3. 看不清楚或不確定的欄位留空並標黃，不要猜
4. 核對沒有遺漏後，另存為[費用報帳表_已填寫.xlsx]。
送出指令後，跟大家解析一下我要求 AI 的執行順序：
- 第一步是先讀 Excel 有哪些欄位，這是為了讓 AI 知道要抓哪些資訊
- 接著要求一張照片一列，並標明來源檔名，讓我們在後續方便對照
- 第三點是關鍵設計，我要求看不清楚的格子要留空、標黃，不要自己猜。因為 AI 辨識照片不是百分之百準確，與其讓他硬填一個錯的數字，不如標出來讓我們確認
- 最後我要求他另存新檔，而不是複寫原有檔案，這樣可以讓我們保留原有乾淨的格式在下次使用
驗收 Excel
稍等一段時間，AI 就完成了單據照片的分析，並將數據寫入 Excel 當中
我們可以看到資料夾下多了一個「已填寫」的 Excel 檔案，打開後你可以看到每個欄位都有順利填寫
其中標黃留空的內容，我們也可以從來源檔名確認是哪個檔案有問題
像這邊我就特地準備了一個拍糊的案例，把照片打開後，可以看到他真的是糊掉了。
另外其他 AI 有正確辨識的欄位，建議大家還是要核對金額與單據號碼；畢竟你還是要為自己交付的東西負責任。
將複雜流程儲存為技能
另外大家在實作這個案例的時候，通常 AI 會花比較長的時間；這邊我們點擊右上角的「查看此任務中的所有檔案」。
你會發現除了交付給我的的 Excel 檔外，還有許多程式檔案。
這是因為讀取 Excel、辨識圖片、抽取資料、寫入 Excel 這些動作是需要寫程式來完成的。
在執行的過程中他可能會不斷試錯，但只要找到正確的路，之後就會順很多；而這條經過驗證可行的路，我們可以把它儲存成未來可以重複使用的技能（Skill）。
過去我有拍攝一集影片專門介紹，想深入了解的朋友，可以點擊連結回顧。
建立 Skill 的方式也很簡單，可以直接點擊 Manus 建議的指令，或用白話文跟他說：
幫我將這個工作流設計為 Skill
完成後，點擊「新增到我的技能」，這樣未來有報帳需求時，一句話就能重跑整個流程。
延伸應用
而辨識圖片儲存到 Excel 這套流程，其實可以應用到多個場景，業務可以拿來整理名片、行政可以整理請購單、店家可以整理進貨單。
只要是「照片裡有固定欄位資訊，要進表格」的需求，流程都是差不多的。
但記得重要資訊還是要人工複查，AI 只是省去了你手動 Key-in 的步驟。
③ 自動填入不同格式的表單
情境：表單規則多，資料散落各文件
最後一個案例，我想分享常常折磨我的「表單地獄」。
有些公司喜歡把各種資訊彙整到一份 Excel 制式表單方便管理，這會導致一份 Excel 會有多個分頁，而每個分頁的資料來源可能散落在 Word、PDF 等文件。
因此填寫時會需要來會比對，非常浪費時間；而在面對這類瑣碎的任務時，我們不妨換個思路。
先提供過去填寫的範例，讓 AI 讀懂 Excel 欄位的規則，然後再從你的來源資料抽出資訊，這樣填寫的準確度會高很多。
先讀規則、再抽資訊、最後填入
這邊一樣有個「表單填寫」的範例包，下載後裡面有一份要填寫的 Excel 以及其他要彙整的參考文件。
這邊我先打開「專案管理表」的 Excel，你會看到有 6 個分頁，前三個分頁我有做範例的標籤，這是為了讓 AI 掌握填寫規則。
後三個分頁則是空白，讓 AI 彙整來源資訊後進行填寫的。
回到 Manus 頁面，操作流程跟前面一樣，點擊「Manus 桌面版」，選擇「新增本地資料夾」。
然後選擇剛剛下載的資料夾（form-submissions），點擊允許後，貼上下面的提示詞
請根據下面步驟彙整資料，寫入[專案管理表_範例.xlsx]：
1. 透過範例分頁了解 Excel 的欄位與填寫規則
2. 用後面空白分頁建立新的 Excel，名稱[專案管理表.xlsx]
3. 從資料夾文件讀取所需資訊，用「純文字」的方式填入[專案管理表.xlsx]
4. 找不到或不確定的格子先留空、標黃，不要自己編
送出指令後，跟大家分析我設計的步驟：
- 一開始先透過範例讓 AI 了解表單填寫方式，如果少了範例給 AI 參考，那最終填寫的準確度就會下降，所以「先讀懂規則」這一步千萬不能省
- 然後我讓他用空白分頁建立新的 Excel，這是為了讓範例檔可以重複使用
- 另外指定用「純文字」填入，是避免 AI 動到表單原本的公式與格式
- 最後也提醒 AI：「找不到的留空標黃，不要自己編。」
驗收表單
稍等一段時間，我們可以看到資料夾下出現了我們前面指定檔名的「專案管理表」Excel 檔案。
打開後你可以看到 AI 把散落在不同文件的資訊，全部彙整到 Excel 對應的欄位，專案概要、參與人員、任務清單，各自來自不同的文件，全部歸位。
缺資料的部分也誠實標黃，讓你一眼看出哪裡需要人工補充。
過去要在文件跟表單之間來回比對抄寫，現在只剩下確認跟補漏。
在工作中導入 AI，是最快的學習途徑
最後幫大家回顧一下，在這個系列影片我們掌握了哪些技巧：
- 首先是連接器，他讓我們在 Manus 就可以使用外部工具，不需要再多工具間來回切換。
- 接著我們把驗證過的流程，封裝成技能；教會 AI 一次，它永遠記得
- 然後建立專案，讓 AI 成為我們的第二大腦，回答時會參考指令與文件資源，不用重複交代背景
- 而這隻影片則是最後一塊拼圖，指定資料夾後，讓 AI 接手電腦上的任務，直接交付成品
這四個功能不是獨立的，而是層層堆疊的。
連結器給 AI 手腳、技能給它 SOP、專案讓他擁有背景與記憶，Manus 桌面版則是讓他可以操作電腦上的檔案。這些功能組合起來，才是一套完整的 AI 工作流。
但看完影片，不代表你已經學會了，能把 AI 用在實際工作中，才算真的學會。
因為工作上的痛點，你自己最有感；而且這些任務每天都會遇到，等於每天都在練習、優化。
當 AI 真的幫你省到時間，你就會有動力繼續用下去；另外導入工作的過程中，你一定會遇到各式各樣的意外、不如預期的成果。
我覺得這些都是好事，因為它可以讓你知道，AI 不是完美的，進而思考我們要怎麼去引導它。
工具會一直更新，模型會一直變強。如果你學到的只是工具如何操作，半年後可能就過時了。
但你引導 AI 的思維，會一直跟著你；畢竟 AI 能幫你到什麼程度，取決於你怎麼引導它。
所以我會建議大家，從工作裡挑一個痛點，讓 AI 實際跑一次；過程中你可以大膽嘗試，但 AI 交付的成果，請務必親自驗收。
因為當你把成果交出去的那一刻，所有錯誤必須由人類來承擔。
好的，今天的分享就到這邊，如果這個系列有給你啟發與幫助；別忘了按讚、訂閱，並把文章分享給需要的朋友。
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