Microsoft Planner VS Microsoft Lists

這篇文章在討論會簡單介紹這兩個產品的功能、各自的優缺點，最後總結的部分會分享相對於 jira、notion 等產品他們缺少的功能

Microsoft Planner

任務呈現方式：

• 清單

• 面板

• 圖表

• 排程

新增任務：

使用特點：

• UI非常直覺，基本上不用讀說明書都能輕易上手
• 可以依據不同的情境讓使用者決定任務的呈現方式
• 發布及指派任務速度快
• 因較著重於工作事項，適合在小型專案、短期計畫中使用
• 篩選的功能很方便，但是用關鍵字搜尋只能找到標題那層

缺點：

• 子任務 只能用 檢查清單 的方式來呈現，缺乏subtask的概念，這樣有關聯的事件無法一起呈現
• 因為是以任務為導向，這樣在日後發生爭議時很難找到過去討論的歷史

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Microsoft Lists

建立清單

項目列表

新增項目

使用特點：

• 偏向主管對於專案的全局掌控，因為每個項目中無法填寫太多資訊
• 適合多個 Team 共同合作時使用，每個項目皆有客製化選項
• 建立清單時提供多個範本可以快速對應不同的情境
• 在篩選功能的設計也是偏向管理者的

缺點：

• 通常專案管理系統會依據使用者想要顯示的內容（狀態/優先度/被指派人員/sprint等），去變化他的介面形式，但 Lists 的顯示方式只能是很陽春的表格，只能照使用者想要的內容排序。
• 單一項目裡面，可能會夾雜更多的待辦事項，但 Lists 的設計是一件事件裡面不能再塞其他 To-do 事項。
• 單一項目裡面，可能會跟多方討論，Lists 有個對話框(conversation) 功能可以解決此問題，但該對話框功能在項目中並不會顯示，所以查看該事件時可能會完全忽略對話框的資訊（Jira留言板功能比較好）。

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結論

從使用角度而言

兩個工具可以各自應用在不同的情境中，Lists 勝在有 Microsoft 365 的整合，否則功能過於陽春，可能不比市面上 Jira、 Notion 等專案管理系統。但若公司的專案管理的不是那麼的複雜，Lists 完全是可以勝任的。

考慮到 Lists 偏向大方向的項目，而 Planner 是細節任務的規劃，也許我們可以將兩者做一個結合，比如 Lists 裡面建立一個項目是 網頁UI設計 ，而這個 網頁UI設計 會關聯到自己的 planner ，這樣在 planner 裡面就能做細節工作的劃分

兩個工具的共同缺點

• 當事件數量一多，使用者通常會想搜尋、或依據自動編號方便溝通，但這兩者都沒有內建。（ jira 在新增任務時會自動產生該計畫的編號）
• 管理人員、權限問題。任何人都可以刪除整個工具或任何事件，而且也看不出來是 誰 或 何時 建立該工具或該事件。
• 如果要附上圖片、文件都需要單獨上傳，如果是用來 bug 追蹤會是極其不便的(無法圖文並茂)，除非每個 bug 追蹤都要額外附上一個 word 連結來詳細描述

工具綜合比較：