Microsoft Planner VS Microsoft Lists

林鼎淵 — Tue, 06 Oct 2020 15:07:18 +0800

這篇文章在討論會簡單介紹這兩個產品的功能、各自的優缺點，最後總結的部分會分享相對於 jira、notion 等產品他們缺少的功能

Microsoft Planner

任務導向的專案管理工具

任務呈現方式：

清單

在清單的模式你可以看到較多的任務，搭配排序能給你管理上帶來更多便利

面板

使用面板時你對於每個任務要做的事情掌握度較高

可用多種角度來呈現面板系統(ex:優先順序、進度、指派給…)

圖表

在圖表介面方便管理者來統籌大家的進度以及過去完成的任務

排程

可以用日期的角度去思考怎麼分配任務

新增任務：

你可以在看到所有任務的狀態下快速新增工作

在新增任務後再去細調任務資訊

使用特點：

UI非常直覺，基本上不用讀說明書都能輕易上手
可以依據不同的情境讓使用者決定任務的呈現方式
發布及指派任務速度快
因較著重於工作事項，適合在小型專案、短期計畫中使用
篩選的功能很方便，但是用關鍵字搜尋只能找到標題那層

採用篩選條件後畫面會立刻變更，幾乎沒延遲

缺點：

子任務 只能用 檢查清單 的方式來呈現，缺乏subtask的概念，這樣有關聯的事件無法一起呈現
因為是以任務為導向，這樣在日後發生爭議時很難找到過去討論的歷史

Microsoft Lists

站在公司層面的專案管理工具

建立清單

有 templates，可以管理 tasks、assets、meeting、finance 等，操作上都大同小異

項目列表

從這個列表中你可以發現他資料呈現上比較偏組織管理者的角度

與planner不同的是他可以像是表格般的編輯每個項目，同時可以自定義要填的欄位與選項，例如：標題、類別、進度、優先順序、指派人員、開始時間、結束時間等。

新增項目

在新增項目上也是很直覺

使用特點：

偏向主管對於專案的全局掌控，因為每個項目中無法填寫太多資訊
適合多個 Team 共同合作時使用，每個項目皆有客製化選項
建立清單時提供多個範本可以快速對應不同的情境
在篩選功能的設計也是偏向管理者的

缺點：

通常專案管理系統會依據使用者想要顯示的內容（狀態/優先度/被指派人員/sprint等），去變化他的介面形式，但 Lists 的顯示方式只能是很陽春的表格，只能照使用者想要的內容排序。
單一項目裡面，可能會夾雜更多的待辦事項，但 Lists 的設計是一件事件裡面不能再塞其他 To-do 事項。
單一項目裡面，可能會跟多方討論，Lists 有個對話框(conversation) 功能可以解決此問題，但該對話框功能在項目中並不會顯示，所以查看該事件時可能會完全忽略對話框的資訊（Jira留言板功能比較好）。

交談的內容要點進去事件才能看到，功能藏太深

結論

從使用角度而言

兩個工具可以各自應用在不同的情境中，Lists 勝在有 Microsoft 365 的整合，否則功能過於陽春，可能不比市面上 Jira、 Notion 等專案管理系統。但若公司的專案管理的不是那麼的複雜，Lists 完全是可以勝任的。

考慮到 Lists 偏向大方向的項目，而 Planner 是細節任務的規劃，也許我們可以將兩者做一個結合，比如 Lists 裡面建立一個項目是 網頁UI設計 ，而這個 網頁UI設計 會關聯到自己的 planner ，這樣在 planner 裡面就能做細節工作的劃分

兩個工具的共同缺點

當事件數量一多，使用者通常會想搜尋、或依據自動編號方便溝通，但這兩者都沒有內建。（ jira 在新增任務時會自動產生該計畫的編號）
管理人員、權限問題。任何人都可以刪除整個工具或任何事件，而且也看不出來是誰或何時建立該工具或該事件。
如果要附上圖片、文件都需要單獨上傳，如果是用來 bug 追蹤會是極其不便的(無法圖文並茂)，除非每個 bug 追蹤都要額外附上一個 word 連結來詳細描述

Microsoft Planner｜林鼎淵 Dean Lin

Microsoft Planner VS Microsoft Lists