# 為什麼「管理」是每個人職涯的必修學分？

- 作者：林鼎淵（Dean Lin）
- 網址：https://deanlin.net/blog/202312/why-management-matters-for-everyone/
- 發布：2023-12-07（更新：2024-02-11）
- 主題：團隊合作
- 標籤：管理、Management、Careers、職涯、Process Improvement
- 摘要：說到管理，很多人都覺得這是主管才需要學習、考慮的課題。 但其實不管團隊、專案還是作品，都是需要被管理的。 如果一切都靠本能去做，那麼團隊沒有方向、專案延遲交付、作品四散各地…這些可說是必然發生的悲劇。 就算為了減少自己的加班頻率，我們都該對「管理」有更深一層的認知。

說到管理，很多人都覺得這是主管才需要學習、考慮的課題。

但其實不管團隊、專案還是作品，都是需要被管理的。

如果一切都靠本能去做，那麼專案延遲交付、團隊缺乏方向、作品四散各地…這些可說是必然發生的悲劇。

就算為了減少自己的加班頻率，我們都該對「管理」有更深一層的認知。

## 管理是為了降低「意外」發生的可能性

每個人都是獨立的個體，所以有各自的想法、做事的習慣；如果沒有講好合作模式，那專案做到一半撕破臉基本上是家常便飯。

下面先列出幾個減少「意外」的方法：

- **簽訂合約**: 不管專案大小，合作對象的親疏遠近，筆者強烈建議有合作就要簽約；簽約是專業的展現，也是對雙方的保障。
- **需求規格**: 客戶的需求通常很模糊，不過我們可以透過需求規格，將這些發散的想法收斂成具體、可執行、可驗收的白紙黑字。
- **設計流程**: 我們需要設計一套可以重複使用，並不斷優化的工作流程。明確的工作流程可以減少揣測彼此想法造成的誤會，並讓我們在面對不同專案、合作對象時有穩定的表現。
- **會議記錄**: 任何會議、談話都需要有明確的文字紀錄，而且記錄要包含「是誰說的、前因後果、最終決議」等，這樣日後遇到爭議時才能釐清狀況。

**將複雜的事務結構化**，我們才有辦法有效管理，並持續執行。

**將模糊的資訊明確化**，我們做事才有效率，減少重工的可能性。

## 搞清楚誰有「決策」的權利

有時專案執行到一半，突然一通電話打來要你砍掉重練，因為公司高層覺得專案執行的方向錯了。

收到通知的你可能覺得很靠北，但這個在業界其實很常見，即便有需求規格、會議記錄佐證，但權力夠大的人就是可以推翻一切。

如果想減少這種狀況發生，就要在一開始搞清楚誰才是最後的「決策者」，並建議每次會議的結論需要由他畫押才算數。

> 很多時候專案的窗口、PM 甚至是主管，都只是在揣摩「決策者」的想法。

## 建立文件減少資訊「斷層」

有些專案為了求快，許多細節都是靠口耳相傳；這導致相關人員請假時，你需要重新說明一遍。

最差的狀況是關鍵人物相繼離職，而公司根本沒人知道過去發生了什麼事，然後專案就直接爛掉了。

為了避免資訊斷層，或是全公司只有一個人了解專案脈絡，最好將文件清晰的整合到一個大家都能閱讀的地方。

## 報價與工時都要有「邏輯」

接案時你要對客戶報價，工作時你要向公司預估時程。

但有時類似的專案、功能，我們會給出不同的報價、估時；此時對方可能會問你：「為什麼跟上次不一樣？」

如果你說不出報價、估時背後的邏輯，就會導致客戶、主管對你的印象大打折扣，甚至質疑你的專業能力。

為了避免這種事發生，建議準備一套報價、估時的邏輯＆公式，當對方有疑慮時，就可以有系統地進行說明。

## 失敗的經驗很珍貴，但不用親身體驗

寫這篇文章的時候有點感慨，想著自己為什麼在經過社會的毒打後才上到這堂課。

課程中所提到的案例都是在現實生活中會遇到的，相信在社會走跳一段時間的朋友們會很有共鳴。

人的生命有限，透過了解他人經歷來豐富自己閱歷，是更有效的成長方式。

> 以上是「職涯必修設計管理學」的 Part 1 心得筆記 ，如果覺得我的分享對你有幫助，歡迎 [Follow](https://dean-lin.medium.com/subscribe) 我吸收更多知識。

延伸閱讀：[設計思考](https://deanlin.net/series/design-thinking/)

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關於作者：林鼎淵（Dean Lin），台灣的生成式 AI 企業內訓講師、外商資安公司軟體專家，也是生成式 AI 創新學院發起人。出版 7 本書（包含全台第一本 ChatGPT 應用專書），兩度獲得 iThome 鐵人賽佳作，累積上百場授課與顧問經驗。（https://deanlin.net/about/）
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