# 為什麼軟體團隊需要制定工作流程？正式開發前的「初始任務」有 5 個步驟不能忽略！

- 作者：林鼎淵（Dean Lin）
- 網址：https://deanlin.net/blog/202210/team-workflow-initial-tasks/
- 發布：2022-10-11
- 主題：團隊合作
- 系列：軟體團隊的工作流程
- 標籤：科技島專欄、專案管理
- 摘要：在上篇文章中，筆者介紹了專案啟動時要做的事。

[在上篇文章中](https://deanlin.net/blog/202210/team-workflow-project-kickoff/)，筆者介紹了專案啟動時要做的事。

今天讓我們來了解，在正式開發前有哪些「初始任務」要做，以及每個步驟由誰負責。

## STEP 1：規劃每個階段的時程

由「PM」將專案的需求拆分成不同的 Phase，這樣工程師比較能集中注意力在特定事物上，每個 Phase 都需要把如下的任務納入考量：

1. 要完成的功能（ex：前端、後端）。
2. 撰寫測試程式的時程（ex：單元測試、壓力測試）。
3. QA 團隊測試的時程。
4. 測試、正式環境部署的時程。

> 規劃時要保留「緩衝時間」，因為測試一次就過基本上是不可能發生的事情，往往需要預留 10~15% 的時間來修 Bug。

## STEP 2：撰寫 Ticket 需求規格

由「PM」在專案管理系統上為每項任務建立 Ticket，建議需求規格的內容要包含：

1. **Prototype 截圖**：讓工程師了解功能具體的位置在哪。
2. **需求描述**：說明這個功能是用來做什麼的，它跟哪些功能有相依性。
3. **相關計算規則**：如果需求是「計算商品總價」，那就要列出「產品搭配、折價卷、信用卡優惠…」等多種排列組合的計算規則。
4. **使用的邏輯**：搜尋欄位可以查詢的欄位有哪些？搜尋的邏輯是 And 還是 Or？
5. **關聯需求**：像是後端做完 API 後交付給前端，就需要將兩個 Ticket 關聯。
6. **驗收標準**：判斷這個 Ticket 是否可以 Close 的依據。

## STEP 3：評估每個 Ticket 的時數

不同 Ticket 的難易度不同，這邊會由「Tech Lead」與「工程師團隊」一同評估，確認該 Ticket 由誰負責，並評估需要的時數。

筆者在這裡提醒大家，千萬不要勉強自己估出一個很難完成的時數，不然卡關時，會影響到後續一系列的時程規劃（但也不要估出不合理的時數）。

> 如果某個 Ticket 預估的時程超過 6 小時，建議要再做拆分，否則很難衡量每天實作的進度。

## STEP 4：確認能否在截止日前完成

只要是專案就一定有截止日期，「PM、Tech Lead」需要在這個階段將 Ticket 的時數轉化為甘特圖來審視，若發現已經超過截止日期，那勢必要再做一些調整，比如：

1. 簡化部分功能（ex：原本要用 Auto-Complete，現在改用一般的搜尋）。
2. 規劃 MVP 讓客戶使用（ex：原本要經過一系列複雜流程才能建立的資料，先用 Seeder 代替，以此大幅減少工程師的開發時間）。

> 這邊不建議堅持原計劃完成所有功能，因為快速開發所累積的技術債，於未來要花更多的時間處理。

## STEP 5：分配 Ticket

由「PM」規劃這個 Sprint 要完成哪些 Tickets，然後在 Sprint Planning 時進行細節分工；假設一個 Sprint 為 2 週，建議每個人身上掛的 Tickets 總時數不要超過 65 小時，因為：

1. 時常會有臨時的會議、需求、Bug…等意外事件，需要保留緩衝時間。
2. 在專案初始階段，我們無法保證是否有遺漏的規劃、邏輯的錯誤，若把時間塞滿就很難有轉圜的餘地。
3. 有時舊專案會有緊急狀況需要優先處理，這個也會吃掉不少時間。

## 小結

專案的「初始任務」非常重要，若忽略其中一個步驟，都等於埋下一顆未爆彈。

相信經過「[專案啟動](https://deanlin.net/blog/202210/team-workflow-project-kickoff/)、初始任務」這兩個主題，大家都能體會專案前期規劃、評估的重要性；但如果開發時 PM 與 RD、RD 與 RD 間的溝通不良，專案在執行時也會困難重重。

因此在[下一篇文章](https://deanlin.net/blog/202210/engineer-pm-project-execution/)中，筆者會針對常見的合作情境，分享實用的「溝通格式」，讓專案執行時更為順利！

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關於作者：林鼎淵（Dean Lin），台灣的生成式 AI 企業內訓講師、外商資安公司軟體專家，也是生成式 AI 創新學院發起人。出版 7 本書（包含全台第一本 ChatGPT 應用專書），兩度獲得 iThome 鐵人賽佳作，累積上百場授課與顧問經驗。（https://deanlin.net/about/）
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