# Microsoft Planner VS Microsoft Lists - 作者：林鼎淵（Dean Lin） - 網址：https://deanlin.net/blog/202010/microsoft-planner-vs-lists/ - 發布：2020-10-06 - 主題：團隊合作 - 標籤：Microsoft Planner、Microsoft Lists - 摘要：這篇文章在討論會簡單介紹這兩個產品的功能、各自的優缺點，最後總結的部分會分享相對於 jira、notion 等產品他們缺少的功能 這篇文章在討論會簡單介紹這兩個產品的功能、各自的優缺點，最後總結的部分會分享相對於 jira、notion 等產品他們缺少的功能 ## Microsoft Planner 任務導向的專案管理工具 ### 任務呈現方式： - **清單** 在清單的模式你可以**看到較多的任務，搭配排序能給你管理上帶來更多便利** - **面板** 使用面板時你對於**每個任務要做的事情掌握度較高** 可用**多種角度來呈現面板系統**(ex:優先順序、進度、指派給…) - **圖表** 在圖表介面方便管理者來**統籌大家的進度以及過去完成的任務** - **排程** 可以**用日期的角度去思考怎麼分配任務** ### 新增任務： 你可以在**看到所有任務的狀態下**快速新增工作 在新增任務後再去細調任務資訊 ### 使用特點： - UI非常直覺，基本上不用讀說明書都能輕易上手 - 可以依據不同的情境讓使用者決定任務的呈現方式 - 發布及指派任務速度快 - 因較著重於**工作事項**，適合在小型專案、短期計畫中使用 - 篩選的功能很方便，**但是用關鍵字搜尋只能找到標題那層** 採用篩選條件後畫面會立刻變更，幾乎沒延遲 ### 缺點： - **子任務** 只能用 **檢查清單 **的方式來呈現，缺乏subtask的概念，這樣有關聯的事件無法一起呈現 - 因為是以任務為導向，這樣在日後發生爭議時很難找到過去討論的歷史 ## Microsoft Lists 站在公司層面的專案管理工具 ### 建立清單 有 templates，可以管理 tasks、assets、meeting、finance 等，操作上都大同小異 ### 項目列表 從這個列表中你可以發現他資料呈現上**比較偏組織管理者的角度** 與planner不同的是他可以像是表格般的編輯每個項目，**同時可以自定義要填的欄位與選項**，例如：標題、類別、進度、優先順序、指派人員、開始時間、結束時間 等。 ### 新增項目 在新增項目上也是很直覺 ### 使用特點： - 偏向主管對於專案的全局掌控，因為每個項目中無法填寫太多資訊 - 適合多個 Team 共同合作時使用，每個項目皆有客製化選項 - 建立清單時提供多個範本可以快速對應不同的情境 - 在篩選功能的設計也是偏向管理者的 ### 缺點： - 通常專案管理系統會依據使用者想要顯示的內容（狀態/優先度/被指派人員/sprint等），去變化他的介面形式，但 Lists 的顯示方式只能是很陽春的表格，只能照使用者想要的內容排序。 - 單一項目裡面，可能會夾雜更多的待辦事項，但 Lists 的設計是一件事件裡面不能再塞其他 To-do 事項。 - 單一項目裡面，可能會跟多方討論，Lists 有個對話框(conversation) 功能可以解決此問題，但**該對話框功能在項目中並不會顯示**，所以查看該事件時可能會**完全忽略對話框的資訊**（Jira留言板功能比較好）。 交談的內容要點進去事件才能看到，功能藏太深 ## 結論 ### 從使用角度而言 兩個工具可以各自應用在不同的情境中，Lists 勝在有 Microsoft 365 的整合，否則功能過於陽春，可能不比市面上 Jira、 Notion 等專案管理系統。但若公司的專案管理的不是那麼的複雜，Lists 完全是可以勝任的。 考慮到 Lists 偏向大方向的項目，而 Planner 是細節任務的規劃，也許我們可以將兩者做一個結合，比如 Lists 裡面建立一個項目是 **網頁UI設計** ，而這個 **網頁UI設計 **會關聯到自己的 planner ，這樣在 planner 裡面就能做細節工作的劃分 ### 兩個工具的共同缺點 - 當事件數量一多，使用者通常會想搜尋、或依據自動編號方便溝通，但這兩者都沒有內建。（ jira 在新增任務時會自動產生該計畫的編號） - **管理人員、權限問題**。任何人都可以刪除整個工具或任何事件，而且也看不出來是 誰 或 何時 建立該工具或該事件。 - 如果要附上圖片、文件都需要單獨上傳，如果是用來 bug 追蹤會是極其不便的(無法圖文並茂)，除非每個 bug 追蹤都要額外附上一個 word 連結來詳細描述 ### 工具綜合比較： --- 關於作者：林鼎淵（Dean Lin），台灣的生成式 AI 企業內訓講師、外商資安公司軟體專家，也是生成式 AI 創新學院發起人。出版 7 本書（包含全台第一本 ChatGPT 應用專書），兩度獲得 iThome 鐵人賽佳作，累積上百場授課與顧問經驗。（https://deanlin.net/about/） 引用時請附上原文網址：https://deanlin.net/blog/202010/microsoft-planner-vs-lists/